TEKNOLOGI INFORMASI PERPUSTAKAAN

Oleh: Ikhsan Fariza,S.Sos

 

 

Abstrak:

Perkembangan dunia perpustakaan, dari segi data dan dokumen yang disimpan dimulai dari perpustakaan tradisional yang hanya terdiri dari kumpulan koleksi buku tanpa katalog, kemudian muncul perpustakaan semi modern yang menggunakan katalog (index). Perkembangan mutakhir adalah munculnya perpustakaan digital (digital library) yang memiliki keunggulan dalam kecepatan pengaksesan karena berorientasi ke data digital dan media jaringan komputer (internet). Di sisi lain, dari segi manajemen (teknik pengelolaan), dengan semakin kompleksnya koleksi perpustakaan, saat ini muncul kebutuhan akan penggunaan teknologi informasi untuk otomatisasi business process di perpustakaan. Sistem yang dikembangkan kemudian terkenal dengan sebutan sistem otomasi perpustakaan (library automation system).

Makalah ini menguraikan tentang pemanfaatan teknologi informasi, khususnya dalam pengelolaan data elektronik dan sistem otomasi perpustakaan dari berbagai sudut pandang.

Pendahuluan

Tulisan ini akan menjelaskan secara singkat tentang pengelolaan perpustakaan berbasis teknologi informasi. Penggunaan teknologi informasi di perpustakaan bertujuan untuk meningkatkan efisiensi pekerjaan dan kualitas pelayanan pada pengguna (right information, right user dan right now). Cakupan bahasan dalam makalah ini diantaranya mengenai pengertian perpustakaan dan teknologi informasi, perubahan paradigma perpustakaan, fungsi penerapan teknologi informasi di perpustakaan, evaluasi kebutuhan teknologi informasi perpustakaan, kompetensi perpustakan dan pustakawan dalam penerapan teknologi informasi, dan aplikasi sistem informasi perpustakaan berbasis teknologi  informasi.

Perpustakaan dan Teknologi Informasi

a. Perpustakaan

Perkembangan perpustakaan pada era masyarakat informasi dewasa ini telah dimanfaatkan sebagai salah satu pusat informasi, sumber ilmu pengetahuan, penelitian, rekreasi dan pelestarian khasanah ilmu pengetahuan.

Peran perpustakaan telah berkembang menjadi pusat komunitas, artinya masyarakat dapat berkumpul di perpustakaan dalam rangka pengembangan pengetahuan dan budaya melalui berbagai aktifitas keilmuan dan sosial. Prinsipnya perpustakaan memiliki tiga kegiatan pokok yaitu, mengumpulkan semua informasi yang berkaitan dengan kebutuhan pengguna (to collect), melestarikan, memelihara dan merawat seluruh koleksi perpustakaan (to preserve), dan menyediakan bahan perpustakaan agar dapat dimanfaatkan dengan baik oleh pengguna (tomake available). (Encyclopedia Americana, 1991).

Saat ini masyarakat pengguna perpustakaan menghendaki perpustakaan menjadi right information, right user dan right now. Artinya perpustakaan dituntut untuk memberikan layanan informasi yang tepat, pada pengguna yang tepat dan waktu yang cepat. Hal ini dapat terlaksana dengan baik apabila perpustakaan dapat menghadirkan dan memanfaatkan perkembangan teknologi informasi dalam pengelolaan perpustakaan.

b. Teknologi Informasi

Teknologi Informasi (TI) dilihat dari kata penyusunnya adalah teknologi dan informasi. Secara mudahnya TI adalah hasil rekayasa manusia terhadap proses penyampaian informasi dari pengirim ke penerima sehingga pengiriman informasi akan lebih cepat, lebih luas sebarannya, dan lebih lama penyimpanannya. Pengertian lain dari TI adalah pemanfaatan hardware dan software yang digunakan untuk penyimpanan (store), penemuan kembali (retrieve), dan memanfaatkan (use) informasi.(Wikipedia).

Pada awal sejarah, manusia bertukar informasi melalui bahasa. Maka bahasa adalah teknologi. Bahasa memungkinkan seseorang memahami informasi yang disampaikan oleh orang lain. Setelah itu  teknologi penyampaian informasi berkembang melalui gambar. Dengan gambar jangkauan informasi bisa lebih jauh. Gambar ini bisa dibawa-bawa dan disampaikan kepada orang lain. Selain itu informasi yang ada akan bertahan lebih lama.

Beberapa gambar peninggalan jaman purba masih ada sampai sekarang sehingga manusia sekarang dapat memahami informasi yang ingin disampaikan pembuatnya. Ditemukannya alfabet dan angka arabik memudahkan cara penyampaian informasi yang lebih efisien dari cara yang sebelumnya. Suatu gambar yang mewakili suatu peristiwa dibuat dengan kombinasi alfabet, atau dengan penulisan angka, seperti MCMXLIII diganti dengan 1943.

Teknologi dengan alfabet ini memudahkan dalam penulisan informasi itu. Kemudian, teknologi  percetakan memungkinkan pengiriman informasi lebih cepat lagi. Teknologi elektronik seperti radio, tv, komputer mengakibatkan informasi menjadi lebih cepat tersebar di area yang lebih luas dan lebih lama tersimpan. (Wikipedia).

1.      Perkembangan Perpustakaan dan Teknologi Informasi

Dunia perpustakaan semakin hari semakin berkembang dan bergerak ke depan. Perkembangan dunia perpustakaan ini didukung oleh perkembangan teknologi informasi dan pemanfaatannya yang telah merambah ke berbagai bidang. Hingga saat ini tercatat beberapa masalah di dunia perpustakaan yang dicoba didekati dengan menggunakan teknologi informasi.

Dari segi data dan dokumen yang disimpan di perpustakaan, dimulai dari perpustakaan tradisional yang hanya terdiri dari kumpulan koleksi buku tanpa katalog, kemudian muncul perpustakaan semi modern yang menggunakan katalog (index). Katalog mengalami metamorfosa menjadi katalog elektronik yang lebih mudah dan cepat dalam pencarian kembali koleksi yang disimpan di perpustakaan. Koleksi perpustakaan juga mulai dialihmediakan ke bentuk elektronik yang lebih tidak memakan tempat dan mudah ditemukan kembali. Ini adalah perkembangan mutakhir dari perpustakaan, yaitu dengan munculnya perpustakaan digital (digital library) yang memiliki keunggulan dalam kecepatan pengaksesan karena berorientasi ke data digital dan media jaringan komputer (internet).

Di sisi lain, dari segi manajemen (teknik pengelolaan), dengan semakin kompleksnya koleksi perpustakaan, data peminjam, transaksi dan sirkulasi koleksi perpustakaan, saat ini muncul kebutuhan akan penggunaan teknologi informasi untuk otomatisasi business process di perpustakaan. Sistem yang dikembangkan dengan pemikiran dasar bagaimana kita melakukan otomatisasi terhadap berbagai business process di perpustakaan, kemudian terkenal dengan sebutan sistem otomasi perpustakaan (library automation system).

2.      Pengelolaan Dokumen Elektronik

Pengelolaan dokumen elektronik memerlukan teknik khusus yang memiliki perbedaan dengan pengelolaan dokumen tercetak. Proses pengelolaan dokumen elektronik melewati beberapa tahapan, yang dapat kita rangkumkan dalam proses digitalisasi, penyimpanan dan pengaksesan/temu kembali dokumen. Pengelolaan dokumen elektronik yang baik dan terstruktur adalah bekal penting dalam pembangunan sistem perpustakaan digital (digital library).

2.1  Proses Digitalisasi Dokumen

Proses perubahan dari dokumen tercetak (printed document) menjadi dokumen elektronik sering disebut dengan proses digitalisasi dokumen. Seperti pada Gambar 1, dokumen mentah (jurnal, prosiding, buku, majalah, dsb) diproses dengan sebuah alat (scanner) untuk menghasilkan dokumen elektronik. Proses digitalisasi dokumen ini tentu tidak diperlukan lagi apabila dokumen elektronik sudah menjadi standar dalam proses dokumentasi sebuah organisasi.

2.2  Proses Penyimpanan

Pada tahap ini dilakukan proses penyimpanan dimana termasuk didalamnya adalah pemasukan data (data entry), editing, pembuatan indeks dan klasifikasi berdasarkan subjek dari dokumen. Klasifikasi bisa menggunakan UDC (Universal Decimal Classification) atau DDC (Dewey Decimal Classfication) yang banyak digunakan di perpustakaan-perpustakaan di Indonesia.

 Ada dua pendekatan dalam proses penyimpanan, yaitu pendekatan basis file (file base approach) dan pendekatan basis data (database approach) [3]. Masing-masing pendekatan memiliki kelebihan dan kelemahan (Table 1), dan kita dapat memilih pendekatan mana yang akan kita gunakan berdasarkan kebutuhan.

Table 1: Perbedaan Antara File Base Approach dan Database Approach

FileBase Approach	Database Approach
Data duplication	Data sharing and no duplication
Data dependence	Data independence
Incompatible file	format Compatible file format
Simple	Complex

2.3  Proses Pengaksesan dan Pencarian Kembali Dokumen

Inti dari proses ini adalah bagaimana kita dapat melakukan pencarian kembali terhadap dokumen yang telah kita simpan. Metode pengaksesan dan pencarian kembali dokumen akan mengikuti pendekatan proses penyimpanan yang kita pilih. Pendekatan database membuat proses ini lebih fleksibel dan efektif dilakukan, terutama untuk penyimpanan data sekala besar. Disisi lain, kelemahannya adalah relatif lebih rumitnya sistem dan proses yang harus kita lakukan.

Dan menariknya, karena sifat pendekatan database yang memiliki kebebasan terhadap data (data independence), dengan data yang sama kita bisa membuat interface ke berbagai aplikasi lain baik yang berbasis standalone maupun web.

   

3. Pengembangan Sistem Otomasi Perpustakaan Berdasar Business Process di Perpustakaan

Sistem otomasi perpustakaan yang kita kembangkan harus berdasarkan kepada proses bisnis (business process) sebenarnya yang ada di perpustakaan kita. Prosentase kegagalan implementasi suatu sistem dikarenakan sistem dikembangkan bukan berdasarkan kebutuhan dan proses bisnis yang ada di organisasi yang akan menggunakan sistem tersebut.

Sistem otomasi perpustakaan yang baik adalah yang terintegrasi, mulai dari system pengadaan bahan pustaka, pengolahan bahan pustaka, sistem pencarian kembali bahan pustaka, sistem sirkulasi, membership, pengaturan denda keterlambatan pengembalian, dan sistem reporting aktifitas perpustakaan dengan berbagai parameter pilihan. Lebih sempurna lagi apabila sistem otomasi perpustakaan dilengkapi dengan barcoding, dan mekanisme pengaksesan data berbasis web dan internet.

Berikut adalah salah satu contoh sistem otomasi perpustakaan dengan fitur-fitur yang mengakomodasi kebutuhan perpustakaan secara lengkap, dari pengadaan, pengolahan, penelusuran, serta manajemen anggota dan sirkulasi. Diharapkan contoh sistem yang ditampilkan dapat dijadikan studi kasus dalam pengembangan sistem otomasi perpustakaan lebih lanjut.

3.1 Otentikasi Sistem

Sistem akan melakukan pengecekan apakah username dan password yang dimasukkan adalah sesuai dengan yang ada di database. Kemudian juga mengatur tampilan berdasarkan previlege pemilik account, apakah dia sebagai pengguna atau admin dari sistem.

3.2 Menu Utama

Menampilkan berbagai menu pengadaan, pengolahan, penelusuran, anggota dan sirkulasi, katalog peraturan, administrasi dan security. Menu ini dapat di setting untuk menampilkan menu sesuai dengan hak akses user (previlege), misal kita bisa hanya mengaktifkan menu penelusuran untuk pengguna umum, dsb.

3.3 Administrasi, Security dan Pembatasan Akses

Fitur ini mengakomodasi fungsi untuk menangani pembatasan dan wewenang user, mengelompokkan user, dan memberi user id serta password. Juga mengelola dan mengembangkan serta mengatur sendiri akses menu yang diinginkan.

3.4 Pengadaan Bahan Pustaka

Fitur ini mengakomodasi fungsi untuk pencatatan permintaan, pemesanan dan pembayaran bahan pustaka, serta penerimaan dan laporan (reporting) proses pengadaan.

3.5 Pengolahan Bahan Pustaka

Fitur ini mengakomodasi proses pemasukkan data buku/majalah ke database, penelusuran status buku yang diproses, pemasukkan cover buku/nomer barcode, pencetakan kartu katalog, label barcode, dan nomor punggung buku (call number).

3.6 Penelusuran Bahan Pustaka

Penelusuran atau pencarian kembali koleksi yang telah disimpan adalah suatu hal yang penting dalam dunia perpustakaan. Fitur ini harus mengakomidasi penelusuran melalui pengarang, judul, penerbit, subyek, tahun terbit, dsb.

3.7 Manajemen Anggota dan Sirkulasi

Ini termasuk jantungnya sistem otomasi perpustakaan, karena sesungguhnya disinilah banyak kegiatan manual yang digantikan oleh komputer dengan jalan mengotomasinya. Didalamnya terdapat berbagai fitur diantaranya: pemasukkan dan pencarian data anggota perpustakaan, pencatatan peminjaman dan pengembalian buku (dengan teknologi barcoding), penghitungan denda keterlambatan pengembalian buku, dan pemesanan peminjaman buku.

 

    3.8 Pelaporan (Reporting)

Sistem reporting yang memudahkan pengelola perpustakaan untuk bekerja lebih cepat, dimana laporan dan rekap dapat dibuat secara otomatis, sesuai dengan parameterparameter yang dapat kita atur. Sangat membantu dalam proses analisa aktifitas perpustakaan, misalnya kita tidak perlu lagi membuka ribuan transaksi secara manual untuk melihat transaksi peminjaman koleksi dalam satu kategori, atau mengecek aktifitas seorang pengguna perpustakaan dalam 1 tahun.

Penerapan TI di Perpustakaan

Penerapan TI di perpustakaan bersamaan dengan perkembangan budaya manusia itu sendiri. Perkembangan tersebut dapat dilihat dari tahapan evolusi format dokumen yang menjadi koleksi perpustakaan, antara lain dimulai dari bahan cetak (paper material), microfilm, CDROM/DVD, Komputer, Internet, Wireless, sampai format web. Perkembangan ini menjadikan “Great Technology Great Library”

Penerapan TI di perpustakaan dapat difungsikan dalam berbagai bentuk, antara lain:

a. Sebagai Sistem Manajemen Perpustakaan

Bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan sistem manajemen perpustakaan adalah pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi, keanggotaan, statistik dan lain sebagainya. Fungsi ini sering diistilahkan sebagai bentuk Automasi Perpustakaan.

b. Sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan, dan menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format digital. Bentuk penerapan TI ini sedring dikenal dengan Perpustakaan digital (digital library.

Kedua fungsi penerapan TI tersebut dapat dilakukan secara terpisah atau dilakukan secara terintegrasi dalam sistem informasi perpustakaan. Kondisi ini tergantung dari kemampuan software yang digunakan, sumber daya manusia dan infrastruktur peralatan teknologi informasi yang digunakan.

Faktor pendukung pemanfaatan TI di perpustakaan antara lain:

• • kemudahan dalam mendapatkan produk TI
• • harga semakin terjangkau
• • tuntutan layanan masyarakat (right information, right user dan right now)

Keuntungan pemanfaatan TI diperpustakaan antara lain:

• • mempermudah dan mengefisiensikan pekerjaan pengelolaan perpustakaan
• • memberikan layanan yang lebih baik pada pengguna
• • meningkatkan citra perpustakaan dan pustakawan/pengelola perpustakaan
• • mengembangkan infrastruktur regional, nasional dan global

Evaluasi Kebutuhan TI di Perpustakaan

Evaluasi kebutuhan TI diperlukan sebagai upaya kesiapan perpustakaan dalam mengoptimalkan penerapan TI dalam sistem informasi perpustakaan. Sehingga penerapan TI di perpustakaan bukan sekedar gengsi tetapi sebuah strategi. Beberapa contoh pertanyaan berikut dapat membantu untuk evaluasi kebutuhan TI di perpustakaan.

 

• Apakah perpustakaan memerlukan TI?

o MengapaTI diperlukan?

o Siapa yang membutuhkan?

o Bagaimana TI akan diterapkan?

o Bagaimana keahlian SDM?

• Bagaimana kondisi perpustakaan saat ini?

o Apa koleksi perpustakaan yang dimiliki?

o Siapa yang akan memanfaatkan?

o Bagaimana, darimana, dan kapan pengguna mengakses

o Proses apa yang membutuhkan TI?

• Bagaimana pengembangan system informasi perpustakaan?

o Membangun dari awal (scratch)?

o Modifikasi software (opensource)?

o Pembelian software (outsource)?

Kegagalan penerapan TI di perustakaan yang umumnya terjadi antara lain:

•  Target yang tidak jelas atau tidak tahu cara mencapainya.
• • Team work yang lemah, saling curiga, kurang motivasi.
• • Pemimpin yang tidak punya visi, tidak mampu mengarahkan dan mendorong.
• • SDM yang tidak ditingkatkan kemampuannya, tidak tahu manfaat dari perkerjaannya.
• • Tidak mau belajar, evaluasi, benchmarking baik internal maupun terhadap dunia luar.

 

Penutup dan Diskusi

Pada makalah ini telah diuraikan tentang pemanfaatan teknologi informasi, khususnya dalam pengelolaan data elektronik dan sistem otomasi perpustakaan. Perbedaan mendasar antara digital library dan sistem otomasi perpustakaan adalah berhubungan dengan tujuannya. Digital library lebih berorientasi ke bagaimana kita dapat menshare koleksi-koleksi bahan pustaka yang sudah berbentuk file elektronik. Sedangkan system otomasi perpustakaan lebih cenderung ke bagaimana proses bisnis yang ada di perpustakaan dapat diotomasi, sehingga meringankan beban pustakawan atau pengurus

perpustakaan. Perpaduan antara dua hal tersebut sangat mungkin dilakukan, dalam pengertian bahwa sistem otomasi perpustakaan disamping berorientasi ke bagaimana manajemen perpustakaan, juga menyimpan koleksi dokumen elektronik yang bisa dishare dengan menggunakan teknologi web dan internet.

Ikhsan Fariza,S.Sos

 

Referensi:

Sulistiyo-Basuki, Pengantar Dokumentasi, Rekayasa Sains, 2004.

Bambang Hariyanto, Sistem Pengarsipan dan Metode Akses, Informatika Bandung, 2003.

Connolly, T.M., and Begg C.E., Database Systems: A practical Approach to Design,

Implementation, and Management (3rd edition), Addison Wesley, 2002.

G. Edward Evans, Developing Library and Information Center Collections (Fourth Edition),

Libraries Unlimited, 2000.

Laksmi, Tinjauan Kultural Terhadap Kepustakawanan, 2006

IlmuKomputer.com

Pustaha: Jurnal Studi Perpustakaan dan Informasi, Vol. 4, No. 2, Desember 2008

Shari Buxbaum,Library Service.2004